Quando o assunto é evitar desentendimentos e falhas de comunicação, o comunicado para condomínio é a melhor forma de esclarecer todas as informações que precisam estar sob domínio dos funcionários e moradores.
Sendo assim, você sabe que o comunicado para condomínio cumpriu a sua função quando ele não passa batido pelas partes interessadas, o que só é possível quando ele é elaborado de forma objetiva, clara e impactante.
Você deseja fazer um bom comunicado para condomínio? Então junte-se a gente neste guia que explicaremos TUDO o que você precisa saber!
Quando o comunicado para condomínio é necessário?
Sempre que houver algum aviso importante, não hesite em espalhar o comunicado para condomínio: isso te poupará de muita desinformação, conflitos e, acredite: muita dor de cabeça!
Mas é claro que em certas situações o comunicado para condomínio deve estar entre as suas maiores prioridades, e aí vai alguns casos em que ele não pode faltar:
Sempre que um novo síndico for eleito, um comunicado para condomínio deve ser emitido de modo a deixar a informação acessível para quem não esteve presente na sua eleição
Esquecer de emitir um comunicado para condomínio em caso de reuniões ou convocações extraordinárias pode resultar não só no baixo comparecimento, como também em queixas por parte dos moradores.
Outra ocasião que exige a emissão do comunicado para condomínio é em caso de inadimplência, lembrando que você nunca deve expor o nome dos devedores, já que isso pode lhe render processos por danos morais
Avisos de manutenções emergenciais ou periódicas também devem ser transcritos em comunicados para condomínio de modo a deixar todos a par dos acontecimentos, e o mesmo vale para iniciativas como:
- inspeções;
- obras periódicas ou emergenciais;
- otimizações na rede de serviços visando a melhoria no cotidiano dos moradores;
- mudança de horários na coleta do lixo e outros serviços;
- alterações nas regras do condomínio, mesmo que acordadas em assembleia;
- de conscientização sobre atitudes que atrapalham o dia a dia dos condôminos, bem como orientações de segurança e alertas de riscos, também podem ganhar alcance com a ajuda do comunicado para condomínio;
Por fim, algo que vai evitar muitos desentendimentos é emitir o comunicado para condomínio em períodos de mudança ou quando forem feitas locações de curto prazo (como ocorre no Airbnb).
Agora que você já sabe quando se deve emitir o comunicado para condomínio, vamos te ensinar o passo a passo para criar um documento que cumpra o seu objetivo é chame a atenção de todos, vamos lá?
Aprenda a fazer o seu comunicado para condomínio!!!!
Se engana quem acha que jogar as informações no papel é o suficiente para montar um bom comunicado para condomínio, quando na verdade essa é a receita para o seu texto passar despercebido e acabar virando uma grande perda de tempo.
Com isso em mente, vamos agora conhecer a estrutura que se espera de um comunicado de respeito:
- Todo comunicado para condomínio deve começar com os dados
Aqui entram as informações de contato do síndico e/ou administradora. Se o condômino tem acesso ao seu nome, endereço, e-mail e telefone, fica fácil entrar em contato! - Siga colocando a data
Por mais simples que pareça, o dia e o mês em que o comunicado para condomínio foi emitido ajuda o morador que acabou de chegar de viagem, por exemplo, a saber se as informações são recentes ou não. - Saiba passar a informação da maneira certa
Um dos maiores erros ao emitir um comunicado para condomínio é esquecer que ninguém tem todo o tempo do mundo.
Em outras palavras, você precisa sempre ser breve e claro, evitando o excesso de texto e dividindo-o em tópicos para que não fique cansativo (lembre-se que menos é mais!). - O conteúdo do comunicado para condomínio NÃO é a única coisa que importa
Além da mensagem que você quer passar, outros detalhes são verdadeiros divisores de águas entre um documento a ser levado a sério ou não, sabe por quê?
Porque o papel timbrado sempre vai passar mais profissionalismo que uma folha comum, assim como um design bem feito chama a atenção e mostra que o texto merece ser lido.
Ah, e é sempre bom evitar rasuras colocando o comunicado para condomínio dentro de um compartimento transparente. Fica aí a dica! - Faça uma despedida (“atenciosamente”, “cordialmente, “obrigado”…) e finalize com o seu nome completo seguido da sua assinatura
Onde eu ponho o comunicado para condomínio? Como divulgar?
Via de regra, o elevador e o mural de avisos são lugares excelentes quando o comunicado para condomínio é mais importante.
Mas de modo geral, as áreas comuns em geral são os melhores lugares, desde que haja grande um fluxo de pessoas! Porém, com a escalada da tecnologia, vemos cada vez mais condomínios inteligentes que utilizam a tecnologia como aliada para resolver problemas de comunicação também.
Nesse caso, certifique-se de deixar o documento sempre à altura dos olhos, lembrando que avisos mais urgentes e importantes também precisam ser entregues às partes interessadas via correspondência (é o caso das circulares de inadimplência).
Além essas opções, grupos de moradores e funcionários são excelentes para divulgar o comunicado para condomínio. Mas para além de ferramentas não-oficiais como o WhatsApp, os chats especializados – disponíveis em aplicativos como o apepê – evitam desencontros de informação e permite que os avisos cheguem a todo mundo mesmo você não tendo os números de telefone da maior parte.
Garantindo uma boa comunicação para além do comunicado para condomínio
Além de fazer reuniões com frequência e emitir o comunicado para condomínio, é preciso que o síndico adote algumas estratégias para facilitar ainda mais a comunicação.
A começar pelos livros de reclamação, uma forma rápida e acessível através da qual os condôminos podem trazer suas opiniões, sugestões, queixas e denúncias, evitando com a sua assinatura a propagação de boatos.
Outra prática muito interessante para o síndico é definir um horário em que ele estará à disposição para orientar ou tirar dúvidas, o que já torna tudo ainda mais fácil e organizado.
E se ainda assim você tem dificuldade na filtragem do que é ou não relevante na hora de acompanhar os chats, por exemplo, a sugestão é que você eleja um morador para fazer um apanhado e passar as informações.
E ai? Como está a comunicação do seu condomínio?
Viu como essas estratégias, junto ao comunicado para condomínio, ajudam a manter uma boa comunicação entre síndico e moradores?
