Deixa eu adivinhar: você sente que precisa fazer mais pelo seu condomínio, mas não sabe como nem por onde começa? Então o primeiro passo é entender o que é gestão condominial e como você pode contribuir com ela!
Neste artigo, vamos entender o que está por trás dos condomínios que esbanjam uma excelente administração, sem falar nas ideias que você pode sugerir aos setores encarregados para melhorar o dia a dia dos moradores.
Dito isso, se você veio entender o que é gestão condominial e quais são os seus pilares, está no lugar certo!!
O que é gestão condominial?
Para começar, se eu te perguntasse o que é gestão condominial, você saberia responder precisamente??
Então anota aí: gestão condominial é o nome que damos à administração de todos os encargos e responsabilidades por trás do bom funcionamento de um condomínio.
E para quem acha que é pouca coisa, saiba que dirigir um condomínio pode ser tão ou até mais complexo que dirigir uma empresa, pois além dos inúmeros deveres jurídicos, contábeis e relacionais são muitos, ainda é preciso atender as reivindicações de centenas de moradores.
Sendo assim, todo cuidado é pouco na hora de lidar com as obrigações exigidas pela gestão condominial, entre elas:
- Convocar a assembleia de condôminos para definir as medidas e diretrizes condominiais;
- Cuidar dos assuntos fiscais, a exemplo do orçamento anual, cobrança dos inadimplentes, folha de pagamento e prestação de contas;
- Informar os moradores sobre quaisquer procedimentos judiciais ou administrativos que os afetem direta ou indiretamente;
- Zelar pelas áreas coletivas e realizar as manutenções preventivas e emergenciais;
- Ouvir as reivindicações e mediar conflitos.
Quem deve fazer parte da gestão condominial?
Agora que você sabe o que é gestão condominial, vamos entender quem são os responsáveis por manter a ordem no condomínio e, portanto, o bem-estar dos moradores!
E para começar, sabe aquelas tarefas que listamos lá em cima?
Pois é: o artigo 1348 do Código Civil cita essas obrigações como parte da função do síndico, um cargo obrigatório que deve ser ocupado por um morador ou profissional eleito para um mandato de 2 anos.
Aliás, se você não sabe o que é o síndico profissional, vamos resumir de antemão como ele se diferencia daquele modelo tradicional em que um morador ocupa o cargo:
- Por não residir no condomínio, ele não se submete às regras que recaem sobre moradores
- Serve de solução nos casos onde não há moradores capacitados ou dispostos a exercer o papel de síndico
- Pode administrar mais de um condomínio, a depender da disponibilidade
- Modalidade remota combinada a visitas semanais
Agora voltando ao cerne da questão: apesar de as responsabilidades administrativas recaírem sobre o síndico, isso não quer dizer que ele não pode contar com o auxílio de outras pessoas físicas ou jurídicas.
Dá só uma olhada no que diz o esse trecho do próprio artigo 1348:
[…] O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Artigo 1348
E isso a gente pode ilustrar nessa lógica: se até os gerentes de empresas contam com outros cargos administrativos para que as coisas funcionem, por que o síndico não poderia transferir parte das suas funções?
Além de proporcionar uma gestão mais técnica, a eleição de novos cargos costuma ser de extrema importância para que o síndico consiga dar conta das tarefas demandadas pela administração.
Dito isso, algumas das funções mais conhecidas incluem:
- SUBSÍNDICO: normalmente eleito entre os moradores, o subsíndico é aquele que substitui o síndico quando ele está ausente por algum imprevisto ou durante as férias.
Em caso de destituição, renúncia ou falecimento, o subsíndico deve, assim que possível, abrir uma assembleia eleitoral para escolha do próximo gestor.
Saiba mais em “Qual a função de subsíndico e quando ele é necessário? O que você precisa saber…”!
- ADMINISTRADORA: no artigo “Diferença entre síndico e administrador de condomínio: o guia definitivo”, explicamos em detalhes sobre o papel da pessoa física ou jurídica responsável por dar o suporte técnico para que o síndico tome as melhores decisões.
Algumas das atribuições mais comuns incluem o esclarecimento de detalhes técnicos, a administração dos fundos de reserva e obras, a gestão das inadimplências e a mediação do relacionamento com empresas terceiras.
- DEPARTAMENTO JURÍDICO: essa equipe deve ser composta por especialistas responsáveis por prestar consultorias e acompanhar os processos imobiliários, fiscais, trabalhistas, judiciais e administrativos.
Não podemos deixar de citar também a gestão dos contratos firmados pelo condomínio, a qual visa atender os condôminos otimizando os serviços solicitados, garantindo a agilidade e diminuindo eventuais riscos.
- CONSELHO FISCAL: é formado por moradores e emite pareceres voltados às finanças do condomínio, o que inclui por exemplo o acompanhamento dos gastos, a aplicação da taxa e a identificação de possíveis irregularidades.
Apesar do seu papel deliberativo e da capacidade de expressar concordância acerca das diretrizes fiscais, é importante não confundir o conselho com a assembleia, que por sua vez é quem de fato aprova ou não as contas do condomínio.
- AUDITORES: contratar uma auditoria preventiva é excelente para síndicos que desejam obter orientação técnica para identificar possíveis erros contábeis, visando manter a regularidade e, é claro, diminuir os gastos!
Já nos casos em que há alguma suspeita de ilegalidade, como desvio de verbas e superfaturamentos, uma auditoria investigativa pode ser bastante útil na hora de identificar, destituir e penalizar os responsáveis.
Promovendo uma boa gestão do condomínio: a importância da comunicação
Melhorar o relacionamento entre os moradores e prevenir conflitos implica ser um gestor acessível que esteja aberto à comunicação: caso contrário, a tendência é você perder a confiança e o apoio de quem precisa ser ouvido.
No artigo “Comunicado para condomínio: aprenda a passar sua mensagem com impacto e alcance!”, ensinamos o passo a passo completo para fazer um comunicado eficiente, mas a comunicação como um todo deve ir além dessa estratégia.
E é aí que entram aplicativos como o Apepê, que permitem o contato entre moradores, funcionários e gestores através de chats com todas as funcionalidades que você precisa para uma comunicação rápida e integral.
Também não podemos esquecer, é claro, a importância de estar sempre aberto ao diálogo, exercitando a escuta ativa, a empatia e o preparo não só para mediar eventuais conflitos entre os moradores, como também na hora de lidar com as reclamações e cobranças.
Agora você entendeu o que é gestão condominial, qual a sua importância e como garantir o bom funcionamento do condomínio? Então chegou a hora de sair do sofá e começar a entender como você pode fazer pode fazer a diferença aí onde você mora. Acesse os outros textos do nosso blog e saiba mais!